Falhas na NFS-e travam empresas após Reforma Tributária; entenda

A entrada em vigor da reforma tributária, em 1º de janeiro, provocou uma sucessão de falhas e incertezas na emissão de notas fiscais de serviços em todo o país, paralisando operações, gerando retrabalho e deixando empresas do mercado imobiliário e de outros setores sem conseguir faturar. O problema foi muito além do que os especialistas do setor esperavam.

Agora, empresas e especialistas se mostram apreensivos para saber se até 1º de abril estará tudo azeitado. O prazo anunciado pela Receita Federal em dezembro passado é chave. Depois dessa data, haverá penalidades por falta de registro dos campos de IBS e CBS nas notas fiscais.

“O que vimos em janeiro foi um cenário de caos absoluto, muito pior do que qualquer projeção inicial”, afirma Christophe Trevisani Chavey, CEO da Nota Gateway. Segundo ele, a promessa de unificação e simplificação da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) não se concretizou na ponta. “Foi vendido um modelo em que bastaria ‘desligar de um lado e ligar do outro’. Na prática, começaram a pipocar problemas de todos os tipos.”

“Digo que a gente estava em um processo caótico [no início de janeiro] e agora estamos em um processo muito complexo”, afirma Christophe.

Segundo o executivo, que dirige um grupo que atende 450 mil clientes dos mais variados segmentos (desde Shopee e TikTok), há muitos meses estava claro que não haveria uma grande emissão unificada, como se vendia.

Entre outros motivos, porque as prefeituras entraram no processo tardiamente, e muitas coisas foram feitas na correria. “Estávamos esperando um caos, mas a amplitude nos surpreendeu”, afirma Chavey. Entre as soluções criadas nas últimas semanas está uma equipe de carne e osso para ligar para as prefeituras até a criação de robôs para monitorar os sistemas.

A Receita Federal reconhece que houve problemas, decorrentes da implementação da reforma tributária, uma “mudança estrutural”, que demanda período de adaptação. Foram suspensas até abril as punições relacionadas aos novos tributos presentes na reforma.

Falta de padronização e falhas técnicas travam a NFS-e

Entre os principais gargalos estiveram a falta de padronização entre municípios, a ausência de ambientes de homologação confiáveis e mudanças de regras sem comunicação prévia.

Prefeituras que anunciaram adesão ao emissor nacional mantiveram, na prática, sistemas próprios; outras migraram parcialmente, recuaram ou alteraram integrações em pleno funcionamento. O resultado foi um ambiente instável, com erros técnicos pouco explicados e dificuldade para identificar a origem das falhas.

Casos relatados incluem empresas que perderam benefícios fiscais durante a migração e passaram a emitir notas com alíquotas incorretas. Em Belo Horizonte, uma grande companhia ficou cerca de duas semanas sem conseguir emitir notas válidas enquanto prefeitura e emissor nacional discutiam responsabilidades.

“A venda acontecia, o serviço era prestado, mas a nota simplesmente não existia”, resume Chavey.

Validações mais rígidas ampliam rejeições e retrabalho

Novas validações impostas pelo ambiente nacional — como a checagem de CEP diretamente na base dos Correios — criaram entraves inesperados. Se o CEP não estiver exatamente como consta no cadastro oficial, a nota é rejeitada. Em muitos casos, o problema não estava nos dados enviados pelas empresas, mas em cadastros antigos mantidos pelas próprias prefeituras, exigindo uma investigação técnica para ser identificado.

A situação se agrava porque, apesar do discurso de padronização, municípios criaram extensões próprias aos códigos nacionais de tributação. Segundo Elton Leite, diretor de operações da Nota Gateway, essa fragmentação penaliza especialmente empresas que operam em várias cidades e precisam adaptar sistemas, códigos e processos local a local.

Governo reconhece dificuldades e promete estabilização

Diante do cenário, o governo decidiu adiar a aplicação de penalidades relacionadas aos novos tributos — como IBS e CBS — e flexibilizar regras de validação até abril.

Em nota, a Receita Federal afirmou que a implementação da reforma tributária representa uma mudança estrutural complexa e que ajustes são esperados neste período inicial. O órgão informou que trabalha com o Comitê Gestor e os municípios para estabilizar os sistemas, aprimorar integrações e uniformizar procedimentos.

Dados oficiais mostram que a plataforma nacional da NFS-e passou por uma expansão sem precedentes no fim de 2025 e início de 2026. Em menos de um mês, o número de municípios integrados saltou de 1.017, em 16 de dezembro de 2025, para 4.903 atualmente.

Essa adesão em massa pressionou a infraestrutura do sistema e provocou episódios pontuais de instabilidade no começo de janeiro, sobretudo na virada do ano, quando houve pico extraordinário de volume. Superada essa fase, a plataforma se estabilizou e vem operando em nível recorde: somente em janeiro, mais de 216 milhões de documentos fiscais foram emitidos ou compartilhados com o repositório nacional.

Segundo a Receita, para um município passar do status “inativo” para “ativo” na plataforma, é obrigatória a parametrização completa de informações como alíquotas, benefícios fiscais, regras de retenção e eventos.

Enquanto houver pendências nesses campos, o sistema impede a ativação. Soma-se a isso a complexidade do painel administrativo municipal, que, por ser flexível e adaptável a diferentes legislações locais, pode gerar dúvidas operacionais e falhas de interpretação.

Rigor nas validações e ordem de eventos bloqueia documentos

Outro ponto crítico está na transcrição de leiautes e no rigor das validações nacionais.

Municípios que mantêm emissores próprios precisam converter seus modelos locais para o padrão nacional em XML antes do envio ao Ambiente de Dados Nacional (ADN). Nesse processo, o documento passa por dezenas de regras de negócio, e qualquer inconsistência leva à rejeição.

Além disso, o compartilhamento exige estrita observância da ordem cronológica dos eventos, sob pena de bloqueio automático.

Também contribuem para os entraves questões ligadas à gestão de cadastros e benefícios fiscais. A utilização do Cadastro Nacional de Contribuintes (CNC), embora facultativa, demanda atualização permanente quando adotada.

Já as dificuldades na aplicação de benefícios municipais costumam decorrer da ausência de parametrização prévia ou do descumprimento das regras de validação do sistema nacional.

Para lidar com esses desafios, a plataforma mantém canais permanentes de atendimento, com milhares de interações diárias. Do outro lado do balcão, empresas de tecnologia e contabilidade afirmam que, na prática, a solução tem sido analisar cada caso individualmente à medida que os problemas surgem.

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